Les événements corporatifs peuvent avoir un impact important sur la performance de l’entreprise. Congrès, galas, inaugurations, anniversaires, fête d’entreprise, ou encore cocktails… Il en existe de plusieurs types. Mais, l’organisation de ces événements d’entreprise peut être une tâche complexe et stressante. Pour qu’elle soit une réussite, il est important de mettre en pratique quelques astuces. Découvrez celles-ci dans la suite de cet article.
Déterminer les objectifs de l’événement corporatif
La première étape pour bien organiser un événement corporatif est de définir de manière précise les objectifs à atteindre. Cette étape permet d’orienter toutes vos décisions de planification. L’organisation de cet événement peut avoir pour objectif de : discuter des objectifs annuels, lancer un nouveau produit, ou encore renforcer l’esprit d’équipe. Selon chaque objectif, le type d’événement à organiser va être différent.
Établir un budget
Le budget alloué à l’événement corporatif est un point décisif pour déterminer la suite du processus organisationnel. Il doit être réaliste et doit pouvoir couvrir toutes les dépenses liées à l’organisation. Pour cela, assurez-vous d’inclure dans vos calculs tous les coûts potentiels, notamment la location de lieu, la restauration, la décoration, les frais de transport, les honoraires des conférenciers potentiels ou des artistes invités. Pour plus de sécurité, prévoyez également un montant pour les imprévus éventuels.
Choisir un lieu adéquat pour l’événement
Lorsqu’on planifie un événement corporatif, le lieu est d’une importance capitale. Le choix dépend de l’objectif, mais surtout du nombre de personnes que vous espérez. Dans tous les cas, assurez-vous que le lieu soit facilement accessible pour tous les participants. Si vous avez du mal à retenir un endroit, vous pouvez faire un sondage auprès de vos collaborateurs. Cela permet d’avoir un accord mutuel, ce qui garantit la présence d’un grand nombre de personnes.
Une fois le lieu choisi, pensez à vérifier la logistique. Cela concerne entre autres les installations techniques, l’équipement audiovisuel, l’électricité, l’emplacement pouvant servir de cuisine.
Définir la date de l’événement
La réussite de votre événement corporatif dépend majoritairement du choix du bon timing. Il serait bien dommage qu’après toute l’énergie consacrée à l’organisation, que les visiteurs se font rares le jour J en raison d’une date inappropriée. Pour déterminer le jour de votre événement, il est conseillé de ne pas choisir une date trop proche afin de permettre aux convives de s’organiser et de se préparer. Toutefois, n’optez pas non plus pour une date trop éloignée pour éviter les oublis.
De même, évitez de programmer votre événement pendant les périodes de vacances scolaires, les jours fériés, ou encore les lundis. Aussi, tenez compte des contraintes des différents acteurs de votre événement afin de garantir leur présence.
Solliciter un organisateur d’événement
Pour être certain du succès de votre organisation, il est conseillé de faire appel à un organisateur d’événement corporatif. Ce professionnel peut s’occuper de l’ensemble de l’organisation. Il vous garantit un événement original et de qualité, et ce, dans le respect de votre budget. Pour trouver un professionnel, il vous suffit de faire une recherche sur internet. Si vous vivez à Montréal par exemple, recherchez : organisateur d’événement corporatif à Montréal et vous trouverez un spécialiste prêt à vous servir.
Établir un calendrier
Pour un événement réussi, il est important de mettre en place un rétro-planning détaillé. Ce dernier est un calendrier qui sert de guide pour planifier et suivre l’avancement des différentes étapes avant le jour J. Il doit inclure toutes les étapes, de la réservation du lieu à la communication avec les participants. Chaque tâche doit être assortie d’une date limite afin d’éviter les retards. À noter que vous devez estimer des délais justes et raisonnables afin d’assurer de la faisabilité du projet. Toutefois, laissez des plages de réserve. Une fois votre retro-planning prêt, pensez à le partager avec l’ensemble des membres de l’organisation.
Par ailleurs, vous devez vous occuper de la communication autour de l’événement. En fonction de votre cible, vous pouvez utiliser les médias sociaux, l’emailing, les affiches, la presse et les relations publiques ou d’autres canaux pertinents. De même, vous devez préparer la restauration. Pour cela, faites appel à un traiteur de qualité qui peut fournir des options adaptées à tous les régimes alimentaires.
